Referenci filialni zobowiązani są trzykrotnie w ciągu roku przesyłać pod adres centralnego referatu weryfikacyjnego KTKol. ZG PTTK sprawozdania z wykazem osób, którym w okresie sprawozdawczym nadali odznaki. Sprawozdanie powinno zawierać imię i nazwisko oraz adres zdobywcy odznaki, nazwę i stopień odznaki, nr weryfikacji filialnej i datę. Sprawozdania należy sporządzać według stanu na dzień Bożego Ciała (można je przekazać kierownikowi referatu centralnego na mecie ogólnopolskiego zlotu p.t.kol.), na Dzień Wniebowzięcia NMP 15 sierpnia (przekazać na mecie CZTK) oraz w okresie między Świętami Bożego Narodzenia a Nowym Rokiem (przesyłka pocztowa pod adres prowadzącego ten referat Mariana Kotarskiego, skr. pocztowa 25, 42-300 Myszków, e-mail: kotarski@poczta.onet.pl). Informacje te można przekazywać pocztą tradycyjną bądź elektroniczną.
Kierownicy innych referatów weryfikacyjnych (oddziałowych, regionalnych) nie mają obowiązku nadsyłania podobnych wykazów ze swej działalności, albowiem referat centralny nie nadaje numerów weryfikacyjnych dla odznak niższych stopni. Owszem, są zobowiązani, raz w roku, przekazywać liczbową informację o ilości przyznanych odznak, do macierzystego oddziału PTTK celem ujęcia ich w rocznym sprawozdaniu statystycznym dla potrzeb Głównego Urzędu Statystycznego.
Kierownik CRW KTKol. ZG PTTK
Marian KOT-Kotarski